浅谈如何做好审计机关文书档案工作

Question

如题所述

Answer 1

审计机关文书档案工作是机关行政管理中一项不可缺少的重要日常工作，是机关承上启下，联系内外的工作的纽带，是机关领导工作的有力助手，是保守党和国家机密的重要环节。一个审计机关文书档案工作的质量和速度如何，不仅可以体现出机关的工作面貌和工作作风，而且还直接关系到党和国家的方针政策的贯彻执行，关系到工作的效率和质量高低，甚至影响到这个审计机关能否全面正确履行审计监督职能。一、审计机关文书档案工作需要坚持的三个原则一是保密原则。保密是文书档案管理、使用的基本原则，也是首要原则。审计机关文书档案的对外开放使用，凡是涉及到一旦扩散，可能影响到党和国家利益的、或影响到本地区和本单位正当利益的，一定要慎之又慎，要按照严格的审批制度和程序进行。从事文书档案管理工作的人员，头脑中要始终绷紧保密这根弦，不能有丝毫马虎。二是开放原则。在强调保密原则的同时，也要坚持开放的原则。审计机关文书档案管理的根本目的是提供使用，发挥它的作用。要根据形势的变化和发展，对一些实际工作中急需的、涉及密级又不高、保密时间要求比较短的文书档案，更要及时解密，积极提供利用。要纠正不分主次、轻重，凡是涉及文书档案，一律都是重要机密的认识。不能守着有价值的丰富资料，只当一个保管员，而要积极主动为各级领导、审计工作人员创造条件，挖掘对实际工作有利用价值的文书资料，为需要者提供有效的服务。三是服务原则。在新的形势下，审计机关文书档案管理部门要努力改变“权力机关”的作风，坚持“服务”的原则。在提供服务中，提倡热情、主动、积极、方便的态度，简化相关的审批手续。一些随着时间和形势变化而已经解密的文书档案，也可以按图书馆服务的方式提供给需要者。这样，文书档案为实际工作服务就能走出更加广阔的路子。二、审计机关文书档案管理人员要具备的三个意识一是政治意识。绝大部分的审计文书档案与审计机关、被审计单位、地方党委和政府、人民群众的切身利益息息相关，有些机密文件甚至涉及党和国家的根本利益。这就要求管理人员思想上要具有强烈的政治意识。在日常业务活动中，处理每一件文书档案，都要站在政治的高度来对待，把政治考虑放在第一位，在整理、保存、利用的每一个环节上首先确保文书档案的安全。二是质量意识。审计机关文书档案管理人员要明白自己工作质量的好坏，直接关系到整体的质量，往往事关全局工作能否继续，这也是全局工作不可或缺的一部分。对审计机关文书档案从产生、收集、整理、保存到利用的每一个环节都要进行不同程度的参与，确保每一个环节不出纰漏。要树立“我直接面对的就是利用者”的观念，无论是负责全面档案管理工作还是具体负责某一工作环节，都要为下一个环节提供高质量的“半成品”，这样，整个文书档案的质量就会有可靠的保证。三是主动意识。即在新形势下，文书档案管理人员要树立主动服务的观念。要主要开展编研工作。文书档案中蕴藏着丰富的有用信息。特别是一些年代久远、受当时历史条件限制，以及那些卷宗浩繁，在利用原始档案不易发现有效信息的情况下，就需要管理部门对其进行编研，形成方便利用的准确、简明的信息资料。要采取多种方式，主动积极热情为机关、社会提供服务。对一些可以公开的资料，要积极利用现代化的计算机网络系统，主动上网发布，让“死材料”变为“活信息”，提高利用率。三、审计机关文书档案在产生过程中，需要注意三个要点一是明确的“立档意识”。审计机关在进行某一项公务活动时，无论领导也好，具体工作人员也好，都要有明确的“立档意识”。领导在工作之初，就应明确交代有关承办人员对工作过程中产生的重要资料要起草好、修正好、补充好、整理好。具体承办人员要随时收集有关资料，每办完一项工作后，就按立档规则进行初步整理立卷，并及时移交档案管理部门存档。二是产生过程中要求“准、全、精”。“准”，即文字资料与实际工作情况要相符，根据实际情况有所变动的观点、项目、要求等，要及时进行修正、补充。“全”，即涉及相关工作的资料要尽可能做到全面，每一个重要环节，每一个必要文件、必办的审批手续记录、照片及影像资料等没有遗漏。“精”，即形成的资料既要完整，又不能太多、大杂，把不必要的东西尽量清除，力求简洁、明了。四、审计机关文书档案在整理、保存中需要把握三个重点一是有序性和整体性。有序性，即在整理每一份文书档案时，都要做到按照活动发生、发展、结束的时序进行。整体性，即在反映一个审计机关公务活动的案卷中，不仅每个类别或专题的资料要齐全，而且，组合起来反映整个公务活动的整体案卷要完整，每个分卷之间的关系要清楚。要从全局的高度考虑立档资料的取舍、主次和详略。使人通过查阅，就能了解有关公务活动的全貌。因此，审计机关档案管理部门平时就要与业务部门保持密切的联系。经常对业务部门初级文书档案的建立提出积极的建议，以便在文书档案产生之初，就尽可能地得到完整的、必要的资料，避免事后弥补的麻烦。二是专业性和较高的科学性。目前，随着社会的进步，我国的文书档案管理系统已具有较高的科学化、专业化水平，有了一套较规范的整理、保存和利用的手段。但是，随着计算机网络系统的介入，对专业化和科学化又提出了更高的要求。为此，作为审计机关文书档案管理部门一定要运用现代科学化的、专业化的手段，按统一的、规范的标准进行整理和保存。把文书档案的整理和保存纳入机关计算机网络系统之中。力争形成本地区、全系统形成一个标准、一个模式，以便于整理、保存和利用。三是历史性、现实性和未来性。作为审计机关档案管理人员，要抱着尊重历史的态度去对待每份文书档案。在整理时，要充分考虑到它产生的历史条件和局限性，务必保持其历史的真实面目，绝不能随意进行增、删、改动。要明确整理、保存的出发点和归宿都是为了研究历史及今后的利用。要在充分尊重历史的前提下，考虑得要扎实、久远，防止出现人为的损坏，造成无法弥补的损失。要有充分的前瞻性，为后人利用前人的档案创造尽可能周到的条件，做好基础性工作。

Answer 2

　　一、规范公文处理，把好公文形成关
　　档案一般是完成了文书处理程序，完成了传达和记述使命而备查的历史文件。因此公文形成是档案工作的起点，规范公文处理，把好公文形成关，是做好档案管理工作的基础，而公文拟制则是公文形成的关键环节。不同单位的文件拟制部门各不同，有些单位的公文是由办公室统一拟制的，有的则是由相关部门起草后交由办公室负责印发。由于各职能部门写作人员的写作水平、素质各不相同，对公文起草工作相关要求的理解存在差异，导致起草文件的质量也就大不一样。在公文拟制过程中一般存在的问题集中反映在以下几个方面：
　　1、文种使用不当。主要有请示、报告不分；一文请示多件事情；生造文种或不规范使用红头文件等。
　　2、附件标识比较混乱。有的公文注有附件，但既不在规定的位置做出标识，也不在附件名称前标识出具体的序号，行文程序混乱。
　　3、公文主题词标注不准确，不利于检索查找。
　　4、数字使用不规范等等。上述情况，严重影响了公文转化为档案的立卷和归档。因此，作为办公室一名专门负责公文拟制人员，平时有责任也有义务对各部门呈送的公文初稿进行规范处理，依照有关规定，全面审核，严格核稿，特别是对那些突出表达主题思想的关键字、词、句等要严格把关，发现问题应尽快与提供初稿的职能部门进行衔接，共同磋商，尽量将各种问题都解决在核稿阶段，决不能将问题推给签发的领导定夺，以确保公文的高质量、高水平，以及档案的高质量、高水平。
　　二、档案整理工作，从公文的评估分类做起
　　公文形成后，经过一段时间的归整处理，待文件涉及的事务办理完毕，文书人员即可以对公文的保存进行价值评估，根据公文的类别和重要程度分别进行初步的筛选和整理：6种情形文件不用归档：重份文件、普发性文件、未生效文件、不重要的过程性文件、一般的参考性材料、内容已被其他文件包含的文件(但不能立即或随意销毁，而是放到别处)；将涉及本单位改革、发展、稳定的大事、要事、新事及代表本单位成就的文件留存下来，以备随时查阅和调用。评估工作对文书人员是个严峻的挑战，它要求文书人员有发展的眼光和敏锐的洞察能力，能够在数量众多、内容庞杂的文件中挑选出那些具有保存价值的文件进行归档，供日后的工作查考利
　　而要做好此项工作，档案工作人员可以从以下几个方面进行：
　　1、要有高度的认识，要实现从公文到档案的成功转化，就必须重视公文的规范化管理，实现文秘工作和档案工作组织制度的真正交融，加强档案部门对文件管理的超前控制，这样才能保证档案的质量，减少档案部门的工作程序和烦琐的移交手续，避免重复立卷，使文书工作流程更加科学化、合理化。
　　2、要有高度的职业责任感。档案工作人员要有较强的职业悟性，要随时将“档案”装在自己的头脑里，要有对历史负责的态度，使档案工作平常化。因此，务必要规范地、科学地办理好每一份文件，对每一份文件做出科学的评估。3、要不断提高自己的专业素质和综合素质。文秘工作和档案工作具有较强的专业性和技术性。在日常工作中，文秘人员要重视档案知识的学习，加强档案意识的培养，最好的办法就是常备一本专业书籍，《档案管理学》、《档案管理基础》等，以便需要时查阅，真正做到边工作，边学习，在工作实践中逐步提高自己的理论水平。在日常工作中，很多档案工作人员都兼任秘书工作，因此一定要重视对形成档案的公文进行科学地评估归类。
　　三、完善公文材料，做好档案收集工作
　　文书部门在公文最初归档时要认真检查形成公文的一系列材料，发现有附件而未归档的要及时催，同一事项有外来文件未按时上交的要跟踪收回，以避免长时间留在个人手中而遗失。具体可以从以下几点着手：
　　1、档案整理工作必须从平时做起。对于上级发文，做完收文登记后，首先应鉴别该文件是否具有保存价值，如果其中一部分随着现行效用的完成，便失去其保存的社会价值而被淘汰；而另一部分文件，退出现行领域之后，却具有储存价值，能使后人通过其载录进行借鉴和利用，因此应按档案整理规范要求，用不锈钢钉子重新装订，后进行传阅，阅办完毕后，已初步进入归档程序，进一步归整，以备平时查阅。
　　2、档案整理工作应注重细节。对于本单位自生文件，领导签发后，应将形成该文件的所有资料收集齐全，按照从上到下，依次为正式文件、签发文、定稿、改稿、初稿等程序集中归整，并统一装订成册，初步完成“件”，由零散“页”到集中归整为“件”，到正式整理时装盒为“卷”。初步做好档案入库前的各项准备工作。
　　四、善于交流，接受新信息，达到资源共享
　　档案管理工作人员在档案工作中要不断总结自己的工作经验，对遇到的困难要多请教上级档案主管部门，不能凭主观臆断文档的归档价值，一定要结合本单位的职业特色，创造性地使用归档方法进行归档。同时档案工作人员必须强化责任意识，树立精品意识，培育职业意识。不断接受新信息，扩大知识视野，提高自己的鉴别能力，充分利用各种媒体和机会，主动向用户推荐和宣传自己编纂的各种档案史料汇编和参考资料，如大事记、组织严格、专题概要、统计数字汇集、会议简介等，从而达到资源共享的目的。

Answer 3

档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。我们的档案内容包括：档案收集、档案整理、档案录入、档案数字化、档案系统、档案培训、档案软件定制、档案智能化管理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用、档案销毁。

这些工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 8个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。